Value Engineering (Rekayasa Nilai)

Rabu, 22 Oktober 2014

     Definisi mengenai value Engineering (Rekayasa Nilai) pada initinya adalah suatu cara analisa untuk mengoptimalkan efisiensi biaya (Efficiency Cost) yang semula mungkin berpotensi menimbulkan pembesaran biaya akibat biaya yang tidak perlu pada suatu anggaran pekerjaan dan setelah dilakukan suatu proses rekayasa nilai menghasilkan suatu nilai efisiensi biaya dengan syarat tetap berpatokan pada prinsip tidak menghilangkan aspek kinerja/perform, ketahanan/durability, keandalan/reability, mutu, fungsi, manfaat, estetika dan aspek lainnya yang dianggap penting dari suatu elemen pekerjaan yang ditentukan dalam analisis Value Engineering/VE. Suatu proses rekayasa nilai pada umumnya memerlukan suatu inovasi dan kreativitas dalam proses mereduksi suatu elemen biaya yang memiliki potensi  pembesaran biaya, proses inovasi tersebut dapat diperoleh dari pengatahuan dasar (Basic Knowladge), pengalaman (Experiences) maupun informasi. 

    Dalam tulisan ini saya lebih memfokuskan kegunaan metode Value Engineering dalam penerapannya pada proyek konstruksi khususnya pada awal kegiatan konstruksi. Dalam melakukan suatu proses rekayasa nilai sebaiknya dilakukan pada tahap perencanaan (Planning) agar kita dapat mengatahui secara dini elemen-elemen biaya yang dapat kita optimalkan. Hal ini dilakukan karena jika kita melakukan suatu analisis value engineering pada saat proses konstruksi berlangsung tentunya akan menyita waktu pekerjaan, biaya konsultasi tambahan, sehingga banyak kehilangan (Loss) yang terjadi jika dilakukan pada phase  pelaksanaan/ konstruksi. Pengertian tersebut dapat diilustrasikan pada gambar di bawah ini. Ada beberapa alasan mengapa konsep value engineering (VE) dirasa perlu dan penting untuk diterapkan dalam suatu proyek konstruksi antara lain:

•  Keterbatasan Anggaran Proyek, masalah keterbatasan anggaran dalam proyek menjadi unsur yang dapat berisiko terhadap kelangsungan pelaksanaan suatu proyek konstruksi dikarenakan biaya merupakan unsur yang penting untuk mewujudkan suatu proyek. Dengan kendala keterbatasan biaya yang sering ditemukan dalam proyek maka konsep VE dapat menjadi salah satu solusi yang efektif dan efisien untuk diterapkan sehingga dapat berpotensi dalam mereduksi biaya yang tidak perlu (Safe Potential).

•  Harga Sumber Daya Proyek Yang Terus Meningkat, hal ini yang dimaksudkan yaitu sumber daya berupa material, peralatan/machine, gaji pekerja (man power) dan metode kerja yang realitanya cenderung mengalami peningkatan dari tahun ke tahun. Melihat permasalahan ini maka penerapan konsep VE dapat menjadi suatu pilihan dalam memecahkan permasalahan tersebut. 

• Tingkat Inflasi dan Suku Bunga Yang Terus Meningkat, hal ini juga dapat menjadi suatu hambatan dalam melaksanakan suatu proyek konstruksi dikarenakan tingkat inflasi yang terus meningkat dapat berpotensi dalam meningkatkan anggaran suatu proyek dari tahun ke tahun baik untuk proyek swasta maupun pemerintah yang tentunya juga berbanding lurus terhadap peningkatan nilai suku bunga. 

• Teknologi Yang Mengalami Kemajuan, dengan perkembangan kemajuan teknologi baik dari aspek teknologi material, metode kerja, mesin, peralatan dsb, maka hal ini dapat menjadi sumber peluang munculnya inovasi dan kreativitas bagi para VE team  dalam mewujudkan penerapan suatu konsep value engineering (VE) pada proyek-proyek konstruksi. 

     Suatu analisis rekayasa nilai yang dalam hal ini difokuskan pada proyek konstruksi  dari beberapa sumber referensi dapat mereduksi biaya sekitar (10-30%) dari biaya total jika dilakukan dengan baik. Sebagai contoh dalam proyek sebuah jembatan beton Prestrees Concrete ada beberapa item pekerjaan yang jika kita lakukan suatu rekayasa nilai dapat menghemat biaya pelaksanaan, misalnya untuk item pekerjaan gelagar (Girder) jika dalam hal ini kita lakukan suatu inovasi dalam pelaksanaannya dengan metode tertentu kita dapat melakukan reduksi biaya, tentunya hal ini memerlukan suatu inovasi dan kreativitas dalam mengaplikasikannya dan tetap pada prinsip tidak menghilangkan kinerja/perform, ketahanan/durability, keandalan/reability, mutu, fungsi, manfaat, estetika dan aspek lainnya yang dianggap penting dari pekerjaan tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang secara umum digunakan dalam suatu analisis rekayasa nilai antara lain :

• Tahap Pengumpulan Informasi, pada tahap ini para estimator VE harus mengumpulkan data-data baik data primer berupa wawancara langsung dengan pihak terkait misalnya kontraktor, owner, konsultan, dan data sekunder berupa RAB, BOQ, master schedule dan referensi lainnya.  Pengumpulan data dalam hal ini diperlukan untuk mengetahui pendapat dan masukan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam proyek serta dapat mengetahui karakteristik suatu proyek mulai dari item pekerjaan, harga satuan, volume pekerjaan, metode kerja, jenis peralatan dan material yang akan digunakan serta durasi waktu proyek. 

• Tahap Analisis Fungsi (Function Analysis), Pada tahap ini dilakukan suatu analisis fungsi dengan mengidentifikasi elemen-elemen pekerjaan yang berpotensi memiliki tingkat biaya yang tinggi dengan melakukan breakdown cost terlebih dahulu dimana mengacu pada hukum Pareto. Hukum Pareto berbunyi 20 % dari total item pekerjaan mewakili/terletak pada 80% dari total suatu anggaran proyek, dengan kata lain akan dilakukan proses seleksi item pekerjaan yang memiliki potensi biaya terbesar dalam suatu proyek. Kemudian setelah item pekerjaaan yang berpotensi VE telah diperoleh maka tahap selanjutnya dilakukan suatu proses analisis fungsi dengan menggunakan persamaan ratio Cost/ Worth (C/W) dimana menganalisis antara biaya elemen dengan biaya fungsi elemen tersebut. 

Index Function Analysis = Cost/ Worth……….……(1)

Dimana Cost merupakan biaya total dari suatu item pekerjaan dan worth merupakan bentuk biaya yang hanya memiliki nilai fungsi terhadap item pekerjaan tersebut. Dalam tahap analisis fungsi jika nilai  index diperoleh > (1- 1.5)  maka pada umumnya dari beberapa referensi item pekerjaan tersebut memiliki potensi dilakukan rekayasa VE. Ada pula model analisis fungsi lain yang biasa digunakan yaitu dengan menggunakan metode Function Analysis System Technique (FAST) yaitu dengan mengidentifikasi fungsi primer dan sekuder dalam analisisnya.

• Tahap Kreativitas dan Inovasi, pada tahap ini tim VE diharapkan menggunakan inovasi dan kreativitas dalam mengolah elemen biaya yang berpotensi menimbulkan kehilangan biaya (Loss Cost) dengan tetap mengacuh pada prinsip tidak mengurangi kinerja, keandalan, ketahanan, mutu, manfaat, fungsi dan estetika pada suatu elemen pekerjaan yang dipilih dalam penerapan rekayasa konsep VE, dimana pada tahap inilah biasanya yang paling sulit dalam implementasinya. Pada tahap ini akan melahirkan beberapa alternatif dan inovasi yang telah ditentukan yang kemudian dapat dijadikan pertimbangan dalam pengambilan suatu keputusan. Proses kreativitas dan inovasi dalam tahap ini dapat diperoleh dari ilmu pengetahuan dasar (basic knowledge), pengalaman/experiences, informasi-informasi terbaru dsb. Jika beberapa alternatif dari proses inovasi telah ditentukan maka dapat dilakukan suatu studi wawancara dan sharing pendapat dengan pihak-pihak yang paham/ahli terhadap alternatif yang akan diajukan untuk analisis lanjutan pada konsep VE.

• Tahap Pengembangan/Development, pada tahap ini dilakukan analisis lanjutan setelah terpilihnya suatu alternatif dalam proses rekayasa nilai pada elemen biaya yang akan direduksi. Tahap ini dilakukan dengan analisis Life Cicle Cost (LCC) yang berdasarkan pada analisis prediksi nilai uang terhadap waktu (Value Time of Money) yang berdasarkan pada estimasi suku bunga (Rate of Interest) dan durasi umur rencana, dengan tujuan untuk mengetahui manfaat jangka panjang dari beberapa alternatif inovasi yang telah ditentukan baik dari aspek prediksi biaya awal (Initial Cost),  biaya perbaikan (Replacement/Repair Cost),  biaya pemeliharaan dan operasional (Maintanance and Operational) serta prediksi biaya sisah (Salvage Cost), kemudian dilakukan analisis kumulatif terhadap biaya-biaya serta manfaat/benefit yang mungkin  diperoleh selama umur dari alternatif yang akan dipilih. Alternatif-alternatif tersebut kemudian dikumulatifkan secara keseluruhan dan selanjutnya dipertimbangkan jika memiliki potensi biaya yang terendah. Namun hal ini idak hanya dilihat dari aspek biaya saja melainkan harus dikaji secara komprehensif dari beberapa aspek penting lainnya.

Life Cycle Cost (LCC) =
( - Initial Cost + Benefit/Revenue - Repair Cost – Replacement Cost – Maintanance/Operational Cost + Salvage ) ………(2)

• Tahap Analisis Keputusan, Pada tahap ini dilakukan suatu proses analisis pengambilan keputusan dengan tujuan untuk merangkumkan seluruh laporan kesimpulan dari alternatif yang telah dianalisis yang berfungsi dalam pengambilan suatu keputusan oleh pihak yang akan berwenang membuat keputusan (Decision Maker). Dalam tahap ini pula ada beberapa variabel kriteria yang dianalisis dalam menentukan tingkat rangking (peringkat) dari alternatif-alternatif yang telah ditentukan. Pada tahap  analisis pengambilan keputusan dilakukan dengan menggunakan metode-metode analisis pengambilan keputusan yang baku sehingga output dari hasil analisis dapat berupa urutan yang merangkumkan  tingkat skor nilai /rangking dari masing-masing alternatif VE yang dianalisis.  Adapun parameter aspek kriteria yang umum digunakan dalam pemilihan suatu keputusan dalam psoses VE antara lain :
  1.      Aspek Kinerja (Performance)
  2.      Aspek Ketahanan (Durability)
  3.      Aspek Keandalan (Reability)
  4.      Aspek Biaya (Life Cycle Cost-LCC)
  5.      Aspek Mutu (Quality)
  6.      Aspek Waktu Pelaksanaan (Scheduled)
  7.      Aspek Pelaksanaan (Construction Workability)
  8.      Aspek Estetika (Estetic)
  9.      Aspek Lingkungan (Enviroment) 
  10.  Aspek Legalitas (Legal) 

• Tahap Rekomendasi, Tahap ini merupakan tahap penyajian dari hasil analisis pengambilan keputusan  secara keseluruhan yang kemudian diserahkan kepada pihak-pihak yang berotoritas dalam pengambilan keputusan dari alternatif VE tersebut.

• Tahap Pengambilan Keputusan, Tahap ini merupakan tahap suatu pengambilan keputusan dari rekomendasi yang dipaparkan dilihat dari kepentingan semua pihak dalam memutuskan alternatif VE yang ideal pada pelaksanaan proyek tersebut tanpa merugikan pihak-pihak penyelenggara konstruksi.

• Tahap Implementasi, Tahap ini merupakan tahap eksekusi dari alternatif VE yang  telah diputuskan oleh pihak-pihak yang berkepentingan untuk selanjutnya dilaksanakan di lapangan beserta proses  pengontrolan secara aktual untuk mengevaluasi kinerja dari penerapan VE pada tahap konstruksi.

       Hasil suatu analisis dalam aplikasi konsep VE dapat memberikan beberapa kemungkinan nilai yang dapat  dihasilkan yaitu suatu item pekerjaan yang menghasilkan biaya yang rendah dengan kualitas yang jauh lebih baik dari yang distandarkan (diharapkan), biaya rendah dengan kualitas yang sama dengan kriteria yang distandarkan, biaya rendah dengan kualitas yang lebih rendah dari yang distandarkan, biaya tinggi dengan kualitas lebih baik dari yang distandarkan, biaya tinggi dengan kualitas yang sama dengan kriteria yang distandarkan dan yang paling dihindari yaitu biaya tinggi dengan kualitas yang jauh lebih rendah dari desain yang distandarkan.

    Dalam realita di lapangan suatu proses rekayasa nilai dalam pelaksanaannya sering terbentur oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, misalnya jika konsultan perencana atau arsitek telah membuat suatu perencanaan teknis dan kemudian disisi lain  pihak Value Engineer ingin mengubah desain tersebut  dengan tujuan mereduksi biaya konstruksi, maka hal demikian dapat memicuh timbulnya konflik internal dan presepsi dalam suatu organisasi. Hal tersebut tidak perlu terjadi jika sebelumnya dilakukan koordinasi antara semua pihak baik owner, konsultan, kontraktor dan tim VE agar komunikasi yang terjadi tidak merugikan salah satu pihak, dalam hal ini perlu/pendekatan komunikasi, pemahaman dan koordinasi dalam melakukan suatu konsep Value Engineering.

Manfaat Penerapan Konsep Value Engineering Pada Sektor Konstruksi

Dalam penerapan VE khusunya pada industri konstruksi manfaat secara umum yang dapat diberikan yaitu:

1. Dapat mencegah dan mereduksi timbulnya potensi biaya yang tidak perlu (Loss Cost) pada item pekerjaan konstruksi.
2. Dapat mencegah terjadinya pemebengkakan biaya pada akhir pelaksanaan proyek konstruksi.
3. Dapat menciptakan peningkatan budaya, daya inovasi dan kreativitas bagi para insinyur penyelenggara konstruksi baik dari lembaga konsultan, kontraktor maupun pihak pemilik proyek/owner.
4. Dapat melahirkan para pakar-pakar Value Engineers Specialist sebagai suatu cabang ilmu keteknikan yang berorientasi kepada kinerja tim dari beberapa disiplin bidang keinsinyuran.
5. Dapat menjadi suatu pembelajaran bagi pihak penyelenggara konstruksi bahwa proses perencanaan dan perancangan suatu proyek konstruksi harus dilakukan secara matang dan optimal dalam hal ini konsep penerapan VE dapat dilakukan pada tahap ini dikarenakan tingkat kompleksitas yang tinggi jika proses VE dilakukan pada tahap pelaksanaan konsruksi.

     Dalam realita di lapangan suatu proses rekayasa nilai dalam pelaksanaannya sering terbentur oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, misalnya jika konsultan perencana atau arsitek telah membuat suatu perencanaan teknis dan kemudian disisi lain  pihak value engineer ingin mengubah desain tersebut  dengan tujuan mereduksi biaya konstruksi atau pertimbangan lain, maka secara umum hal demikian dapat menyebabkan timbulnya konflik internal dan perbedaan presepsi dalam suatu organisasi proyek. Hal tersebut tidak perlu terjadi jika sebelumnya dilakukan koordinasi antara semua pihak baik owner/pemilik, konsultan, kontraktor dan tim VE sendiri agar tidak merugikan sesama pihak, dalam hal ini perlu pendekatan komunikasi serta pemahaman dalam penerapan proses value engineering.

     Metode value engineering jika dipahami oleh semua pihak penyelenggara konstruksi sangat berguna dalam mengoptimalisasikan biaya konstruksi. Memang value engineering di Indonesia belum banyak yang mengetahui khususnya dalam kegiatan konstruksi, tetapi harapan saya kiranya ke depan aplikasi value engineering bukan menjadi ancaman oleh pihak pemilik, konsultan dan kontraktor tetapi lebih untuk manfaat bersama, kiranya semua pihak dalam penyelenggaraan konstruksi lebih paham pentingnya aplikasi value engineering di kemudian hari. Terima Kasih.

 Oleh : Dr. Ir. James Thoengsal, M.T., IPM.