Konsep Perataan Sumber Daya (Resources Leveling Method) Dalam Mengoptimalkan Kinerja Pelaksanaan Proyek

Rabu, 12 April 2017

   Dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi proses perencanaan, pengawasan dan evaluasi penjadwalan menjadi salah satu faktor yang penting dalam menentukan keberhasilan tujuan suatu proyek. Penjadwalan sendiri yang telah dijelaskan pada artikel sebelumnya (Jenis-jenis penjadwalan proyek) dapat dikategorikan dalam beberapa jenis metode antara lain penjadwalan dengan Gand Chart/Bar Chart Conventional, Curve-S, Network planning-CPM, PDM, PERT (jaringan kerja), Earned Value Management (EVM-EVA), Resources Distribution Diagram dll. Proyek konstruksi memiliki banyak sumber daya yang dapat dialokasikan baik berupa modal, sumber daya manusia, peralatan, material dan metode, tetapi permasalahannya apakah semua sumber daya tersebut dapat didistribusikan secara optimal ? 

    Melihat permasalahan tersebut dimana dalam proses perencanaan penjadwalan sering ditemukan alokasi sumber daya khususnya sumber daya manusia (Man Power) yang direncanakan menjadi tidak optimal yaitu alokasi distribusi yang direncanakan umumnya tidak terdistribusi secara ideal sehingga mengakibatkan timbulnya alokasi sumber daya manusia yang bersifat fluktuatif selama durasi pelaksanaan proyek. Oleh karena itu pada artikel ini akan lebih difokuskan pada konsep metode Perataan Sumber Daya (Leveling Resources) dalam upaya mengoptimalkan alokasi sumber daya yang direncanakan. 

    Metode Perataan Sumber Daya (Resources Leveling) merupakan suatu teknik peratatan dan distribusi frekuensi sumber daya khususnya tenaga kerja dengan tujuan untuk mengoptimalkan alokasi sumber daya secara efektif selama pelaksanaan proyek sehingga dapat meminimalisir timbulnya alokasi sumber daya yang bersifat fluktuatif. Alokasi distribusi sumber daya manusia menjadi hal menarik dan unik dibandingkan dengan sumber daya lainnya, hal ini dikarenakan karena sumber daya manusia memiliki karakteristik yang berbeda-beda dengan berbagai latar belakang kepentingan masing-masing. Oleh karena itu perencanaan alokasi sumber daya manusia harus menjadi perhatian tersendiri oleh pihak pelaksana konstruksi melihat tingkat kompleksitas dan koordinasi yang tinggi pada proyek konstruksi. Metode Resources Leveling telah lama dan banyak diterapkan pada berbagai proyek yang menggunakan alokasi sumber daya manusia yang cukup banyak dan kompleks khususnya pada proyek konstruksi. 

    Dalam perencanaan alokasi distribusi sumber daya manusia sebaiknya menghindari distribusi yang bersifat fluktuatif atau tidak beraturan misalnya pada periode pertama alokasi jumlah penggunaan tenaga kerja sebanyak 50 orang kemudian pada periode-2 sebanyak 10 orang, periode ke-3 sebanyak 80 orang dan pada periode berikutnya 5 orang. Secara logika jika dilihat distribusi yang dibuat demikian akan menghasilkan titik fluktuatif yang tidak ideal untuk diterapkan dalam proyek konstruksi dikarenakan akan memberikan dampak yang buruk terhadap kinerja pelaksana konstruksi dari segi biaya dan hubungan/relasi dengan tenaga kerja yang telah digunakan. Hal ini dikarenakan tenaga kerja yang telah direkrut sejak awal periode dengan jumlah yang banyak akan sulit untuk keluar pada periode berikutnya walaupun alokasi yang dibutuhkan jauh lebih sedikit. Dengan demikian hal ini akan menjadi kerugian bagi pihak peklaksana/kontraktor untuk menanggung kelebihan tenaga kerja yang telah didatangkan walaupun tidak bekerja pada periode dengan alokasi jumlah pekerja yang sedikit atau sebaliknya guna menghindari kelebihan biaya (Overun cost) pihak kontraktor mengeluarkan sebagian jumlah tenaga kerja yang lebih misalnya untuk contoh kasus di atas pada period ke-2 pihak kontraktor mengeluarkan selisih dari jumlah tenaga kerja pada periode pertama yaitu sebesar 40 orang, tetapi dampak yang diterima yaitu untuk mendatangkan kembali pada period eke-3 dengan jumlah yang jauh lebih tinggi/80 orang mungkin membutuhkan usaha yang ekstra dikarenakan belum tentu semua pekerja mau balik kembali untuk bekerja di tempat yang sama jika sebelumnya telah diberhentikan dikarenakan  sumber daya manusia memiliki karakteristik yang berbeda-beda satu sama lain atau pekerja tersebut mungkin saja telah mendapat pekerjaan pada proyek yang lain. Hal ini yang menjadi tantangan dan strategi bagi pihak pelaksana konstruksi dalam mengatur sumber daya manusia mulai dari proses perencanaan alokasi, penjadwalan, perekrutan, organisasi, pengawasan, dan evaluasi kinerja. 

Grafik Distribusi Sumber Daya Yang Bersifat Fluktuatif

     Model distribusi alokasi sumber daya manusia yang ideal sebaiknya direncanakan secara logis misalnya alokasi frekuensi resources sedikit pada awal periode dan meningkat pada akhir periode, tinggi pada awal periode dan mengurang pada akhir periode, terdistribusi merata dari awal sampai akhir periode dan sedikit pada awal periode dan kemudian kembali banyak pada pertengahan periode dan berangsur mengurang pada akhir peirode. Model alur distribusi tersebut dapat diperoleh dengan terlebih dahulu membuat jaringan kerja penjadwalan (Network Planning) guna mendeteksi jalur kritis (Critical Path) dan non kritisnya. Dalam hal ini jalur kritis jangan diganggu dikarenakan jika digeser akan mengakibatkan periode proyek berubah secara keseluruhan, melainkan difokuskan pada jalur non kritis saja hal ini dikarenakan terdapat waktu senggang (Float) yang dapat dimanfaatkan secara fleksibel untuk mengatur alokasi sumber daya manusia secara ideal guna menghindari/mereduksi tingkat fluktuitas yang tinggi dalam merencanakan penjadwalan alokasi sumber daya manusia pada prouyek konstruksi. 

Grafik Alokasi Distribusi Sumber Daya Tenaga Kerja Yang Ideal

    Metode Perataan Sumber Daya Manusia menjadi teknik yang cukup efisien untuk merencanakan dan mengelolah sumber daya yang akan digunakan selama proyek berlangsung, dikarenakan pekerja tidak muda untuk dilepas dan dipanggil kembali jika model distribusi naik turun secara fluktuatif. Adapun tahap-tahap yang umumnya digunakan dalam penerapan metode Perataan Sumber Daya (Resources Leveling) antara lain:

• Menyusun alur sistematika tahap pelaksanaan item pekerjaan proyek. Dalam hal ini usahakan menyusun tahap pelaksanaan proyek secara logis dan teratur sesuai dengan metode, ketersediaan sumber daya dan pengalaman kerja di lapangan. 

• Menganalisis tingkat produktivitas setiap sumber daya manusia mulai dari tingkat jabatan tertinggi sampai terendah dan taksiran jumlah alokasi sumber daya manusia yang akan digunakan.  Hal ini bertujuan untuk mengetahui estimasi durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan item pekerjaan selama konstruksi berlangsung berdasarkan dari tingkat produktifitas tenaga kerja, jumlah tenaga kerja dan volume pekerjaan yang akan direncanakan. Dalam praktik di lapangan estimasi durasi pelaksanaan juga sangat ditentukan dari kondisi-kondisi eksternal misalnya lokasi proyek, kondisi lingkungan/alam, sosial, ketersedian sumber daya dan pengalaman sebelumnya/portofolio.

• Memasukkan seluruh data susunan tahapan pekerjaan, jumlah alokasi sumber daya khsusunya tenaga kerja dan estimasi durasi yang akan direncanakan ke dalam model penjadwalan. Sebaiknya model penjadwalan yang digunkan berupa Jaringan kerja (Network Planning) dengan menggunakan perangkat Microsoft Project guna mengetahui tahapan item pekerjaan yang dilewati lintasan kritis dan non kritis dan juga dapat menampilkan distibusi jumlah alokasi sumber daya manusia (Resources Sheet) untuk mengetahui seberapa besar tingkat fluktuatif distribusi resources yang direncanakan. 

•  Melakukan analisis terhadap distribusi alokasi sumber daya pekerja. Jika model distribusinya menunjukkan pola yang naik turun (Fluktuatif) maka dapat segera dilakukan evaluasi perbaikan (Smooth) dengan metode Perataan Sumber Daya (Resources Leveling) secraa Trial and Error yaitu dengan menggeserkan frekuensi pekerja pada item pekerjaan yang dilalui jalur non kritis smapai mencapai kondisi alokasi yang ideal. Hal ini dikarenakan pada jalur non kritis item pekerjaan memiliki waktu senggang (Float) yang bersifat fleksibel untuk digeserkan sehingga dapat mereduksi tingkat fluktuitas yang tajam pada alokasi sumber daya pekerja. Namun pada beberapa penelitian dampak secara tidak langsung pada metode Resources Leveling yaitu akan memberikan reduksi pengurangan jumlah total tenaga kerja dan penambahan durasi waktu pelaksanaan asalkan masih dalam toleransi waktu pelaksanaan yang disepakati. 

 

Contoh Grafik Perbandingan Resources pekerja Sebelum dan Sesudah Proses Leveling

Metode Resources Leveling sampai saat ini telah banyak diterapkan dan memberikan dampak positif oleh pihak pelaksana konstruksi guna mengoptimalkan distribusi alokasi sumber daya pekerja selama proses pelaksanaan konstruksi. Fase perencanaan umumnya dilakukan dengan waktu yang cukup singkat sehingga proses perencanaan penjadwalan menjadi tidak optimal dan akhirnya berpotensi memberikan dampak yang sangat besar pada proses pelaksanaannya. Semoga artikel ini dapat bermanfaat. Terima Kasih.

Oleh: Dr. Ir. James Thoengsal, M.T., IPM.