Project Life Cycle

Siklus Hidup Proyek 
Sabtu, 27 Desember 2014

     Dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi selalu diawali dengan tahap dimana biasanya dilakukan survei dan pengumpulan informasi dari proyek yang akan menjadi rencana ke depan, sampai proses selanjutnya yaitu berupa tahap kelayakan proyek, kemudian tahap perencanaan, pelaksanaan, operasianal dan evaluasi suatu proyek. Semua urutan tahapan tersebut merupakan suatu tata cara yang lazim terjadi pada pelaksanaan proyek konstruksi yang biasa disebut sebagai siklus hidup suatu proyek (Project Life Cycle). Untuk lebih jelasnya saya akan menjelaskan urutan tersebut berdasarkan tahapanya. 

Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle )

Siklus proyek konstruksi (project life cycle) terdiri dari 8 tahap (phase), yaitu

• ·         Tahap Inisiasi proyek (Initiation phase),
• ·         Tahap Studi Kelayakan Proyek (Feasibility Project)
• ·         Tahap Perencanaan dan Pengembangan (Planning-Develop phase)
• ·         Tahap Pengadaan (Procurement Phase)
• ·         Tahap Pelaksanaan dan Pengontrolan (Execution & Controll phase)
• ·         Tahap Penyelesaian proyek (Closing phase)
• ·         Tahap Operasional dan Pemeliharaan (Operational & Maintanance)
• ·         Tahap Evaluasi Proyek (Evaluation)

1. Tahap Inisiasi (Initiation Phase), tahap ini merupakan tahap dimana masih berupa tahap pengenalan suatu proyek yang akan dikerjakan yaitu berupa tahap konseptual atau pengenalan identitas suatu proyek. Biasanya pada tahap ini masih dilakukan suatu survei terhadap proyek yang akan direncanakan ke depan dan pengumpulan informasi yang dilakukan oleh suatu manajemen panitia, sehingga dapat memberikan suatu gambaran umum dari proyek yang akan dikerjakan. Tahap ini merupakan tahap untuk dilanjutkannya suatu studi kelayakan atau tidak, bisa saja pada tahap ini jika hasil survei dilapangan tidak memungkinkan dilaksanakan proyek maka proses selanjutnya tidak akan dilakukan. 

2. Tahap Studi Kelayakan Proyek (Feasibility Project), Setelah melalui tahap konseptual atau pengenalan dari suatu proyek yang akan dilakukan maka tahap ini menganalisis apakah suatu proyek dapat dilaksanakan atau tidak (Feasible or Infeasible). Sehingga dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya, jika proyek tersebut dinyatakan layak. Pada tahap ini umumnya dilakukan suatu pembentukan tim gugus untuk melakukan suatu analisis studi kelayakan dari proyek yang akan digarap, tim ini biasanya terdiri dari beberapa disiplin ilmu mulai dari tim teknis, ekonomi, finansial, lingkungan, legal, dsb. Kemudian hasil dari laporan studi kelayakan tersebut berupa rekomendasi kepada pemilik proyek apakah proyek ini layak dikerjakan atau sebaliknya. 

3.  Tahap Perencanaan dan Pengembangan (Planning and Develop phase), Tahap perencanaan merupakan tahap yang paling penting dimana membutuhkan banyak waktu dan personel yang terlibat sesuai dengan besar kecilnya proyek. Output dari tahap ini diantaranya struktur dan tim proyek, gambar detail disain, scope pekerjaan, data teknis, jadwal proyek, jadwal pekerja, jadwal material/pembelanjaan, prosedur-prosedur, dan hal-hal detail lainnya. Tahap perencanaan ini merupakan kunci keberhasilan tahap proyek selanjutnya. Pada tahap perencanaan biasanya dilakukan tahap pengembangan akan desain perencanaan yang dibuat, biasanya penyempurnaan dari rancangan awal  berupa penyempurnaan teknis, fungsi, kualitas dan biaya. Pada tahap pengembangan suatu rekayasa nilai (Value Engineering) biasanya dapat mendukung dalam melakukan efisiensi biaya proyek ke depannya. 

4. Tahap Pengadaan (Procurement), Pada tahap ini merupakan tahap mengajukan suatu tender kepada pemilik proyek  dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan baik berupa anggaran proyek, spesifikasi, gambar kerja, kontrak, dsb. Pada tahap ini pihak pelaksana/kontraktor akan mengajukan dokumen tender sesuai dengan ketentuan dari penyelenggara tender tersebut. Bentuk tender/pelelangan dapat berupa penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan terbuka (Umum). Pada tahap ini pula dilakukan seleksi akan dokumen tender yang diajukan oleh kandidat  pelaksana suatu proyek, kemudian dilakukan pengumuman pemenang dari tender tersebut .

5. Tahap Pelaksanaan dan Pengontrolan (Execution and Controll phase), Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan atau implementasi dari suatu proyek yang telah direncanakan, pada tahap ini banyak sumber daya yang akan digunakan seperti material, mesin, uang, metode, tenaga kerja, pada tahap inilah suatu proyek dapat terealisasi setelah memalui tahap perencanaan. Dalam siklus hidup proyek konstruksi tahap pelaksanaan merupakan tahap yang paling kompleks akan timbulnya masalah, mulai dari masalah teknis, keuangan, klaim sampai masalah sosial, sehingga pada tahap ini perluh dilakukan suatu proses pengontrolan dalam kegiatan pelaksanaannya serta pengendalian dari penyimpangan yang terjadi.

 6. Tahap Penyelesaian proyek (Closing phase), Tahap ini terdiri dari masa perawatan dan serah terima. Proses serah terima umumnya dibagi dua tahap, tahap pertama setelah pekerjaan konstruksi selesai dan siap digunakan dan selanjutnya setelah masa perawatan selesai. Output dari tahap ini adalah final dokumen yang berisikan semua dokumen kontrol dalam tahap konstruksi, gambar final (as built drawing), manual operasi dan berita acara serah terima atau penyelesaian proyek yang merupakan tahap akhir dari sebuah proyek. Pada tahap ini kualitas dari suatu hasil produk proyek harus menjadi prioritas agar hubungan kerja sama antara pemilik dan pelaksana proyek tidak berhenti begitu saja akibat adanya penyimpangan dalam hal kualitas, maka dari itu masa perawatan umumnya diberikan oleh pihak pelaksana berdasarkan waktu yang telah ditentukan dalam kontrak. 

 7. Tahap Operasional dan Pemeliharaan (Operational & Maintanance Phase), Tahap ini merupakan tahap lanjutan setelah proyek selesai terealisasikan, dimana pada tahap ini dilakukan operasional dari hasil produk tersebut sesuai fungsinya serta dilakukan proses perawatan selama umur proyek tersebut. Tahap ini merupakan tahap yang memiliki siklus hidup terpanjang dari semua tahapan, dimana pada tahap ini akan berlangsung suatu proses operasional dan perawatan akan hasil produk proyek selama umur yang akan difungsikan. Tahap ini memerlukan suatu manajemen perawatan dan operasional fungsi yang baik agar hasil produk dari suatu investasi proyek yang telah dilaksanakan dapat berjalan sesuai rencana pada tahap studi kelayakannya. 

 8. Tahap Evaluasi Proyek (Evaluation), Dimana pada tahap ini dilakukan suatu analisis evaluasi setelah mendekati  umur dari suatu produk proyek, pada tahap ini pula dilakukan suatu pengambilan keputusan dari hasil evaluasi apakah akan dilakukan Perbaikan (Repair) atau dibuat baru kembali sehingga akan kembali lagi pada tahap awal yaitu tahap inisiasi proyek. Tahap ini umumnya berupa analisis evaluasi dari kondisi fisik produk proyek konstruksi yang telah mendekati atau melampaui umur rencana, sehingga keputusan akan dilakukannya tindak lanjut dari produk proyek tersebut akan diputuskan pada tahap ini. Hal ini tentunya tergantung dari kondisi fisik produk konstruksi dan kondisi  finansial pemilik, sehingga sangat mempengaruhi hasil keputusan  evaluasinya. 

   Setiap tahapan dalam fase daur hidup proyek konstruksi memiliki cara dan proses  tersendiri, tetapi tetap berkesinambungan  dari tahap yang satu ke tahap berikutnya sepanjang umur proyek tersebut terbentuk sampai berakhirnya umur produk dari proyek tersebut. Dari penjelasan tersebut dapat terlihat perbedaan karakteristik dari masing-masing tahapnya yang tersusun secara sistematis sehingga dapat diidentifikasi tanggung jawab dari ruang lingkup masing-masing tahapanya.

Oleh: Dr. Ir. James Thoengsal, M.T., IPM.