Manajemen Logistik Material Konstruksi

Kamis, 06 Desember 2018

Sumber: http://hewa.com

    Salah satu unsur sumber daya proyek konstruksi yang sangat vital yaitu material, dalam hal ini pihak pelaksana konstruksi harus melakukan strategi manajemen yang baik terhadap material konstruksi yang dibutuhkan mulai dari proses pemesanan, pengiriman, penanganan dan evaluasi berkala selama tahap konstruksi. Banyaknya kegagalan konstruksi salah satu penyebabnya yaitu karena proses manajemen logistik material yang tidak optimal sehingga banyak terjadi kehilangan biaya baik secara langsung maupun tidak langsung (Hidden Cost). 

    Dalam organisasi proyek konstruksi bisanya dibentuk staff khusus yang bertangggung jawab dalam menangani proses rantai pasok material yang dibutuhkan (Logistic Staff). Tugas dari divisi logistik mungkin sangat luas cakupannya tidak hanya menangani sumber daya material melainkan peralatan konstruksi juga, namun dalam artikel ini hanya lebih ditekankan pada manajemen logistik material selama tahap konstruksi. Adapun tugas dan tanggung jawab yang harus dimiliki oleh divisi logistik material selama proses konstruksi antara lain:

• Membuat Draft Daftar Supplier Material, Dalam hal ini tugas pertama dari staf logistik material adalah melakukan pencarian (Searching) daftar supplier yang menyediakan material yang hendak dipesan sesuai perencanaan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengetahui secara komprehensif profil supplier-supplier material guna memperoleh supplier yang ideal baik dari segi harga, kualitas material, nama baik, pelayanan, dsb. 

• Penentuan Supplier, Setelah daftar supplier material telah diketahui maka pada tahap ini dilakukan proses seleksi dalam rangka pengambilan suatu keputusan untuk menentukan supplier mana yang kira-kira ideal dan tepat untuk dipilih sebagai vendor berdasarkan kriteria yang telah disepakati dalam tim proyek serta dapat menjadi bahan portofolio daftar supplier untuk proyek sejenisnya ke depan. 

• Pemesanan (Ordering), Tugas staf logistik tahap selanjutnya yaitu melakukan proses pemesanan material kepada pihak supplier yang telah ditentukan sebagai vendor kerja. Dalam tahap ini tugas staf logistik memastikan ketepatan jumlah volume material yang hendak dipesan sehingga dapat terhindar dari kelebihan maupun kekurangan material pada tahap konstruksi, memastikan ketepatan kualitas, waktu pengiriman dan spesifikasi material yang hendak dipesan. 

•  Penanganan Transportasi, Tugas staf logistik selanjutnya jika kondisi memungkinkan untuk sampai pada tahap penanganan pengiriman material, maka staf logistik juga dapat mengecek kelayakan pengiriman material seperti ketepatan penyusunan material selama transportasi, kelayakan pengepakan (Package) material, memastikan ketepatan waktu pengiriman, jumlah dan spesifikasi materialnya yang hendak dikirim ke lokasi proyek. 

• Pengecekan Material di Lokasi Proyek, Ketika material telah tiba di lokasi proyek maka tugas penting yang harus dilakukan oleh staf logistik yaitu melakukan pengecekan terhadap jumlah, kualitas, spesifikasi, kondisi material jika terdapat kerusakan/cacat serta memastikan kelayakan metode bongkar muat material ke tempat penyimpanan sementara. Fungsi dari tahap ini yaitu agar dapat mengetahui kesesuaian material yang dipesan dengan material yang direrima di lokasi proyek. Sebagai contoh jika material yang diterima di lokasi tidak sesuai dengan kriteria yang dipesan maka secara awal dapat dilakukan penolakan/klaim serta mencatat jumlah material yang akan ditolak, sehingga tidak menghambat aktifitas proyek ke depannya. 

• Penanganan Penyimpanan Material (Storage), Tugas staf logistik selanjutnya yaitu memastikan kelayakan kondisi penyimpanan sementara material di lokasi proyek. Dalam hal ini staf logistik harus melakukan beberapa cara agar kondisi material yang disimpan selama tahap konstruksi tidak mengalami kerusakan atau kehilangan. Adapun beberapa cara yang dapat dilakukan antara lain:

o   Memastikan penyusunan material secara tepat, teratur dan rapi

o   Memastikan penyimpanan material tertentu  agar terhindar dari paparan cahaya matahari

o   Memastikan penyimpanan material tertentu agar terhindar dari kontaminasi air, misalnya semen, besi  tulangan, kayu, material yang terbungkus dengan kardus dsb. 

o   Memastikan keamanan penyimpanan material agar terhindar dari kemungkinan dicuri.

o   Menerapkan sistem First In First Out (FIFO), yaitu sebisa mungkin material yang lebih dahulu masuk harus juga lebih didahulukan untuk keluar untuk digunakan, sehingga menghindari material yang rusak akibat tersimpan dalam durasi yang cukup lama akibat siklus penyimpanan material yang tidak tepat. 

o   Memberikan label nama pada tiap kategori penyimpanan material sehingga memudahkan ketika material hendak dicari. 

o   Menghindari penyimpanan jenis material tertentu yang berpotensi dapat merusak material lain. 

Salah satu hambatan yang sering ditemukan selama konstruksi yaitu jika kondisi space area  proyek yang terbatas sehingga tempat penyimpanan sementara material  sulit untuk ditangani dengan baik.

• Membuat Evaluasi, Tugas puncak staf logistik yaitu melakukan proses evaluasi material selama tahap konstruksi secara berkala sebagai laporan pertanggung jawaban. Evaluasi memuat jumlah persediaan material, jumlah material yang masuk dan keluar, jumlah material yang rusak atau ditolak, dan menentukan jumlah kebutuhan material yang masih akan dipesan selama konstruksi. Sebagai gambaran bagi negara-negara yang telah menerapkan Sistem Manajemen Waste Material Konstruksi tugas staf logistik juga menentukan dan mengevaluasi jumlah volume waste material yang dihasilkan selama proses konstruksi guna menjadi informasi besarnya biaya yang hilang akibat timbulnya waste material sehingga dapat dilakukan upaya untuk mereduksi waste material kedepannya. 

   
 Penerapan manajemen logistik material dalam industri konstruksi sudah seharusnya menjadi  tanggung jawab bagi pihak pelaksana konstruksi/kontraktor guna menghindari penyimpangan yang selama ini banyak ditimbulkan seperti kualitas material yang tidak sesuai, pembengkakan biaya akibat banyaknya material yang rusak akibat penanganan yang tidak tepat dan tentunya secara tidak langsung akan mempengaruhi durasi pelaksanaan proyek secara keseluruhan. 

Oleh: Dr. Ir. James Thoengsal, S.T., M.T., IPP.